BROUILLON — à faire valider par un juriste et par l'expert-comptable avant toute utilisation. Les passages entre crochets sont à compléter. Les références citées renvoient aux textes officiels ; leur application au cas de chaque entreprise relève du cabinet.
Politique de conservation et d'archivage
Version : brouillon du 13 octobre 2026.
1. Pourquoi dix ans
L'article L123-22 du Code de commerce impose aux commerçants de conserver pendant dix ans les documents comptables et les pièces justificatives (Légifrance, art. L123-22). Les relevés de mouvements de stablecoins, les taux appliqués, les écritures de clôture et leurs justificatifs entrent dans cette catégorie dès lors qu'ils servent à établir les comptes de l'entreprise suivie.
Cinqtreize n'est pas le dépositaire légal de ces documents : la conservation incombe à l'entreprise (art. L123-22) et, selon la lettre de mission, à son cabinet. L'outil fournit un export complet et vérifiable pour la rendre possible.
2. Ce que contient l'archive
GET /d/{id}/archive.zip (réservé aux associés du cabinet) produit un ZIP contenant :
| Fichier | Contenu |
|---|---|
dossier.json | identité du dossier (nom, SIREN, exercice, date de début du suivi, méthode de valorisation) — jamais de secret |
sources.csv | wallets et plateformes suivis, y compris retirés |
transferts.csv | toutes les lignes : hash, chaîne, jeton, montant, montant en euros, taux, source du taux, date du taux, méthode, statut, référence Pennylane |
clotures/.csv, .pdf, *.json | chaque dossier de clôture (soldes, réévaluation, écritures proposées, annexe 838-15 b), piste d'audit) |
anomalies.csv | contrôles automatiques, acquittés ou non |
journal/actions.csv, journal/synchros.csv | journal d'audit du dossier et synchronisations |
registre-jetons.json | registre des jetons tel qu'appliqué au dossier (classification retenue par le cabinet, sources) |
regles-comptables.json | schéma d'écritures de clôture, méthode de valorisation figée |
LISEZMOI.txt | ce qu'il faut savoir pour relire l'archive |
MANIFEST.json | SHA-256 et taille de chaque fichier, version de l'application, date de génération |
L'empreinte SHA-256 du ZIP complet, sa taille, la date et l'auteur sont consignés dans l'application (table archives, page « Archive » du dossier) : un tiers peut vérifier qu'une archive présentée est bien celle qui a été produite.
3. Durées appliquées par Cinqtreize
| Donnée | Durée chez Cinqtreize | Support de conservation longue durée |
|---|---|---|
| Données d'un dossier actif (transferts, clôtures, journal) | tant que le cabinet existe | — |
| Dossier archivé dans l'application | tant que le cabinet existe ; reste exportable | archive ZIP |
| Suppression du cabinet (page « Données personnelles ») ou demande du cabinet | suppression à la suppression du cabinet ou sur sa demande (immédiate, aucune purge différée) | archive ZIP téléchargée avant |
| Sauvegardes techniques | rotation sur 14 copies, quotidienne (BACKUP_DIR) | — |
Empreintes des archives produites (archives) | tant que le cabinet existe | figurent aussi dans MANIFEST.json |
Recommandation au cabinet : produire une archive à chaque clôture validée et avant d'archiver un dossier ou de supprimer le cabinet, et la conserver dix ans dans son propre système d'archivage (avec l'empreinte SHA-256) : la suppression du cabinet est immédiate et définitive.
4. Ce que l'archive ne contient pas
- Aucun secret : ni token Pennylane, ni clé d'API de plateforme, ni mot de passe.
- Aucune donnée d'un autre dossier ou d'un autre cabinet (isolation par dossier, voir
SECURITY.md). - Les écritures telles qu'elles existent dans Pennylane : seule la référence Pennylane de chaque ligne est fournie ; le grand livre fait foi chez le cabinet.
5. Points à faire valider
- Qualification des exports de Cinqtreize comme pièces justificatives au sens de l'art. L123-22 (les hashs de transaction sont vérifiables sur un explorateur public ; le relevé lui-même est généré par l'outil).
- Articulation avec les durées de la politique de confidentialité (RGPD : minimisation après résiliation) : la conservation longue est assurée par l'archive détenue par le cabinet, non par Cinqtreize.
- [À COMPLÉTER : procédure interne du cabinet pour l'archivage à chaque clôture.]